Qualiopi 2025 : checklist complète des indicateurs pour passer l'audit

Qualiopi en 2025 : ce qui a changé

Le référentiel national qualité Qualiopi, obligatoire depuis janvier 2022 pour accéder aux financements publics et mutualisés, a fait l'objet de mises à jour de doctrine de la part du Cofrac et des organismes certificateurs. En 2025, plusieurs points de vigilance nouveaux sont apparus lors des audits de renouvellement, notamment sur la traçabilité numérique et la gestion des sous-traitants.

Que vous soyez un organisme de formation sécurité (SST, habilitations, CACES) ou un CFA, les exigences sont les mêmes — mais les preuves à produire diffèrent selon votre activité.

Les 7 critères du référentiel Qualiopi

Le référentiel Qualiopi s'organise en 7 critères et 32 indicateurs. Voici les points critiques par critère :

Critère 1 — Conditions d'information du public

L'indicateur 1 exige que les publics visés, les prérequis, les modalités pédagogiques, les délais d'accès et les tarifs soient accessibles avant l'inscription. En pratique, les auditeurs vérifient que votre site web ou vos supports de communication contiennent toutes ces informations, mises à jour.

Preuves courantes : captures d'écran datées de votre site, fiches programme, plaquettes commerciales datées.

Critère 2 — Identification précise des objectifs

Les indicateurs 2 à 6 portent sur la formalisation des objectifs de formation et leur lien avec les besoins des apprenants. L'auditeur vérifiera que vous disposez d'un processus de positionnement à l'entrée (bilan préalable, questionnaire) et que les objectifs de la formation correspondent aux besoins identifiés.

Erreur fréquente : des programmes génériques non adaptés au contexte du client. Chaque convention doit référencer les objectifs spécifiques de l'action.

Critère 3 — Adaptation aux publics bénéficiaires

Ce critère concerne l'individualisation des parcours et l'accessibilité aux personnes en situation de handicap. L'indicateur 9 (référent handicap) est systématiquement vérifié : l'auditeur demande qui est le référent, comment il est formé, et quels aménagements ont été mis en place sur les 12 derniers mois.

Critère 4 — Adéquation des moyens pédagogiques

Les indicateurs 11 à 14 portent sur les ressources humaines et matérielles. Vos formateurs doivent avoir des CVs à jour montrant leur expertise dans le domaine enseigné et leur maintien des compétences (formations suivies, veille).

Point de vigilance 2025 : les auditeurs vérifient de plus en plus la qualification des sous-traitants. Si vous faites appel à des formateurs indépendants, leurs CVs et leurs certifications doivent être dans votre dossier.

Critère 5 — Qualification et développement des compétences des formateurs

L'indicateur 15 exige un plan de développement des compétences de vos formateurs. En pratique, il s'agit de montrer que vos formateurs suivent régulièrement des formations pour maintenir leur expertise technique et pédagogique.

Critère 6 — Inscription dans l'environnement professionnel

Ce critère porte sur votre veille légale, réglementaire et professionnelle. L'indicateur 22 exige de prouver que vous vous tenez informé des évolutions de votre secteur (publications officielles, adhésion à des réseaux professionnels, participation à des événements).

Critère 7 — Recueil des appréciations et des réclamations

Les indicateurs 26 à 32 portent sur le suivi de la satisfaction et le traitement des réclamations. L'auditeur vérifie non seulement que vous collectez les avis des apprenants, mais aussi que vous analysez les résultats et que vous mettez en place des actions d'amélioration documentées.

Erreur fréquente : collecter les avis mais ne pas pouvoir montrer les analyses ni les plans d'action qui en découlent.

Les 10 preuves à préparer impérativement

• ✅ Programmes de formation datés et signés
• ✅ Conventions de formation avec objectifs individualisés
• ✅ Feuilles d'émargement pour 100 % des sessions
• ✅ Attestations de fin de formation remises aux apprenants
• ✅ CV à jour de tous les formateurs intervenants
• ✅ Procès-verbaux de réunions pédagogiques
• ✅ Enquêtes de satisfaction avec taux de retour et analyse
• ✅ Registre des réclamations et suites données
• ✅ Bilan pédagogique et financier annuel (BPF)
• ✅ Identité et formation du référent handicap

Comment un logiciel de gestion simplifie la préparation Qualiopi

La principale difficulté lors d'un audit Qualiopi est de produire les preuves rapidement et de manière organisée. Un logiciel de gestion comme EduZen centralise automatiquement les émargements, les conventions, les attestations et les enquêtes de satisfaction — ce qui réduit considérablement le temps de préparation de l'audit.

Pour les CFA, le module Qualiopi OF-CFA d'EduZen inclut la génération automatique du BPF et un tableau de bord des indicateurs. Pour les organismes de formation sécurité, le module sécurité gère les recyclages, habilitations et alertes de conformité.